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水工企业流程管理的思考

时间:2019-02-16    作者: lizh    来源: 永信论文网
摘要:流程即一系列共同给客户创造价值的相互关联活动的过程。流程管理是一种规范化构造的“端到端”卓越业务流程中心,以持续的提高组织业务绩效为目的的系统化方法。水上施工企业(水工企业)一般分为以码头、桥梁的构筑为主的水工类水上施工企业和以港口、航道的浚挖为主的疏浚类水上施工企业,其管理模式一般以职能为中心,组织机构庞杂。在传统以职能为中心的管理模式下,流程隐蔽在臃肿的组织结构背后,流程系统复杂、效率低下、资源浪费等问题层出。因此,对业务流程进行重整,从本质上反思业务流程,重新设计业务流程,是水工企业实现跨越式发展战略应有之义。

水工企业流程管理的思考

    水上施工企业组织架构多采用职能部制,流程管理模式一般遵循的是PDCA循环理论(由美国质量管理专家戴明博士率先提出)。其四个字母取自于Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(纠正)的首字母,如下图所示:

其中,Plan(计划)对应企业流程的制定阶段,即通过制度或规范使隐性知识显性化。Do(执行)对应企业流程的运行阶段,即以各岗位的每个活动来实现企业的管理目标。Check(检查)对应流程管理的检查阶段,即以“检查-打分-奖惩”的方式加强流程的执行力度,为发现问题、改进问题提供条件,避免流程的形同虚设。Act(纠正)对应流程管理的整改阶段,此为PDCA形成闭环、即与Plan(计划)环节形成搭接的关键环节。

PDCA循环有四个特点:(1)各级质量管理都有一个PDCA循环,上一级的循环是下一级循环的依据,下一级的循环是上一级循环的落实和具体化。(2)每个PDCA循环,都不是在原地周而复始运转,而是像爬楼梯那样,每一循环都有新的目标和内容,这意味着质量管理,经过一次循环,解决了一批问题,质量水平有了新的提高。(3)在PDCA循环中,A是一个循环的关键,起到了承前启后的作用。(4)闭环循环。

以下以笔者参与修订的某水工企业公司招议标管理流程图为例,具体阐释。为了便于分析,本文将该企业简化为“领导层-管理部门-基层单位”的结构。

(一)公司招议标管理流程图修订背景。随着公司业务量的增长,2006年首版公司招议标管理流程图显示滞后,在PDCA循环中出现的问题主要有:(1)缺乏完备的制度文件体系。由于企业的长期积累不足,企业内部有效规范的管理制度文件乃至分工明确的各管理部门岗位职责缺乏或没有得到有效更新,导致流程管理环节存在缺口。(2)流程执行与企业实际运作脱节。由于流程的制定者是各管理部门,广大基层单位不直接参与流程制定,而在执行环节充当主体,存在不同程度理解的分化,对流程管理的概念比较模糊。对管理部门而言,易走入“经验主义”的误区,忽略了企业的运作是随着外部环境的变化而变化的,怠于逐一核实各管理步骤是否符合现行的制度管理规定、是否符合现行的流程管理,导致流程执行与企业实际运作脱节。(3)管理循环未形成闭环。职能部门在奖惩兑现后,或因对检查报告没有形成足够重视,或因只看到本部门的薄弱管理,没有将由此可能引起的新的流程需求形成新的流程规划并反馈至相应的部门,发现的问题得不到及时纠正和改进,流程管理起不到应有的管理目的。

(二)公司招议标管理流程图具体内容。2012年公司招议标管理流程图

针对以上问题进行了修订,删减了相互交叉的流程层级,统一了执行标准,如下图:

公司招议标管理流程图

(1) 业主对工程的开工时间、工期有特殊要求或承担短期突击任务,不能进行常规招(议)标的。(2) 业主指定分包或业主对项目施工的技术、质量等有特殊要求的。(3) 因招(议)标项目实施过程中需增加能力,依据原中标单位合同承诺实质性条款的同等条件,在公司的合格供(分包)方名录中选择新增供(分包)方的。(4) 联合体投标按协议分包的(公司的子公司、控股公司投标前须报局公司经营部同意备案; 公司直接参与投标的,须事前报分管领导批准)。(5) 船舶设备紧急抢修的。(6) 国内只有唯一供应商或市场发育不成熟、资源稀缺,无法邀请到多家单位参加投标的(须通过公司合格供(分包)方评审,并进行了市场调查、询比价)。(7) 招标文件和投标人一致的重复性项目。

 

(三)实施效果。修订后的公司招议标管理流程图,明确了职能部门分工责任,明晰了招议标管理的盖涵,增加了项目是否进行招议标以及项目单价进行招(议)标的判断条件,确保流程执行层面与企业实际运作保持同步。通过建立反馈责任机制,形成PDCA闭环循环,确保流程图管理具备有效的执行力。在质量、成本、效益、安全等关键绩效指标上有了突破性改变,提升了管理效益。

 

结语 

流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。流程管理是以持续提高组织业务绩效为目的的系统化方法。流程管理与时俱进,与企业现有的各项管理体系相接轨,从而更好服务于企业整体战略,是流程图管理的要旨所在。水工企业要实现跨越式发展,必须对相对低效的传统流程管理进行适应性修制,才能不断提升综合竞争力。流程管理还可以与工程管理中常用的单代号网络图结合使用,并逐步实现软件化管理,使得流程管理日趋精细化、标准化。

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