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基于智慧校园视角下的高校流程再造途径研究

时间:2019-02-18    作者: 魏东婷    来源: 永信论文网
摘要:随着教育信息化程度的加深,高校正经历着从数字化校园到智慧校园的过渡阶段。本文从智慧校园的视角,遵循以人为本的管理原则,以流程为中心原则,以融合创新为导向原则。从统一流程至上的新思想、再造设计流程、组织实施评估流程等方面探讨高校流程再造的实现途径。

关键字:智慧校园;高校;流程再造;途径

随着云计算、大数据、物联网等技术的广泛发展,社会信息化程度不断加深。信息技术在教育领域产生了革命性的影响。高校教育信息化经历了从校园网建设—数字化校园-智慧校园建设的发展过程。目前关于智慧校园的概念、技术设计、平台构建研究相对比较多,而智慧校园的管理流程、管理模式、管理途径等研究有待深化。本研究从智慧校园的视角,提出高校管理流程再造的途径,实现智慧校园的融合发展。

近几年,国内外越来越多的高校启动了智慧校园的规划与建设,如美国的普渡大学、卡内基梅隆大学,以及我国的清华大学、北京师范大学、华中理工学院、南京邮电大学、浙江大学等。智慧校园是一种融合校园物理环境与情感环境的智能体系。可归纳为现实校园和虚拟校园两部分,体现于服务、管理、应用等多方面智能感知环境。它是一种整合了教学、科研、管理、应用、系统以及校园资源,拥有云计算、物联网、虚拟化、大数据、社交网络等多项技术功能,实现快捷反应教育信息化,提供全面综合服务的校园系统。它的实现形式多种多样,有以物联网、大数据、云计算等多种技术推动的建设模式;有以教育管理、人才培养、管理决策、生活服务、社会服务等应用需求为牵引的建设模式;有以教育资源的整合共享、知识循环的建设模式等。通过智慧校园的建设应用,能够为广大师生提供便捷性及个性化的服务,实现管理业务数据之间的互联、共享和协作,同时也能为领导决策提供支撑。但是各类型建设模式的智慧校园业务流程各主要侧重点还是在系统的集成和部分数据管理,像规模化与个性化、业务、知识和数据等的深度融合有待进一步完善。有必要进行业务流程的再造,实现数据和技术的深度融合,实现智慧校园的高级应用,如高等教育质量的全面提升、教育现代化的推进等。

二、高校智慧校园管理流程再造

90年代初,美国管理学家Michael Hammer提出了流程再造理论。期初主要运用在企业领域。流程再造是指对现有的流程进行重新思考和翻新,通过对企业现有的资源进行整合,目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得突破性改善,最终达到提高企业效益的目的。[1] 流程再造理论已应用于各个领域。关于高校流程再造有关于财务报销流程、管理业务流程、财务管理、教学管理、科研成果管理、人事管理、考务管理、教学管理、图书馆业务、后勤管理等单一方面的流程再造或优化,关于智慧校园系统性流程再造研究还有待深化。

(一)流程再造的核心目标

智慧校园的核心目标是实现学校管理、学生学习、师生生活的智慧化。体现于服务、管理、应用等多方面的智能体验。通过互联网思维和先进技术手段,整合教学、科研、管理等各类信息化系统和校园资源为一个综合信息服务平台,构建具有高度感知能力、协同能力和服务能力的新型信息化校园环境。促进学校教育理念、教育模式和教育体系的变革与创新,全面提高教育教学的质量与效能,实现学生和教师的智慧发展。                                        

学校通过智慧校园这样新型的管理运作模式,最终的核心是服务于师生。那么在流程再造的过程中,就要以服务的角度去设计流程,改变原先职能型的垂直管理模式,提高工作的绩效和效能,通过智慧校园的平台可以更直接便捷地处理与师生进行沟通和反馈。

以流程为中心是指将整体流程的系统化作为首要任务。将原本以职能和分工为中心的层级组织结构转变为以业务流程为中心,设计出流程的最佳运行路线和方式,坚持以流程导向调整组织内部办事方式和任务,设立相关的组织机构。这样重叠、闲置、重复的一些流程得到整合,在整合过程中,系统的动态调配功能也得到不断优化。

3、以融合创新为导向原则

 流程再造是对流程进行系统化、结构化的重构再造,它不是简单的解构重构或改进改良,而是创新性地提出解决问题的新思路、新方法,通过突破旧思维、旧习惯,在新的思想框架下设计流程和数据,重新整合各个部门及其岗位,实现全新的工作模式和组织架构。[2] 流程再造的过程中,需要将新一代,信息技术深度融入到高校管理的全过程,确保各项网络技术以及教育业务之间要融合互通以及无缝对接,实现校园信息化教育的创新与发展。                                                   

(三)流程再造的实现途径

流程再造的几项基本原则是再造工作的主要宗旨和依据,管理流程再造的实现途径由于外部环境条件的变化会存在一些差异,但主要通过以下方式有重点分步骤地逐步实施。

流程再造需要认识到面向流程的重要性以及学校发展的趋势。从学校长期发展规划中认识流程,并重新规划和部署工作。认识如物联网、云计算、大数据等新一代信息技术对管理工作的促进作用,利用新思维和新的技术手段,打破原先科层管理制度的弊端,实现学校管理流程的重新定位和绩效效能的提高。

2、再造设计流程

经过前期对高校流程的调查分析,对关键管理业务流程的重要程度进行排序,确定流程再造的核心要素,细化流程中各要素的流程是否精简高效,是否需要简化、增加、替换或调整流程。然后借助新一代技术手段设计整体框架。

蒋东兴从技术、业务、建设和运行模式等角度,建立了高校智慧校园概念模型、智慧校园架构模型、智慧校园框架模型、智慧校园成熟度模型及评价指标体系对高校流程再造的设计具有现实的指导和实践意义。[3]在设计的过程中可以比对和分析,借鉴高校流程设计中的共性部分,对个性部分可以召开专门的研讨会进行深入的探讨和推测,考虑实施过程中可能存在的风险和问题,不断推演和评估,将新的流程进行定型。再造设计的流程需要从组合、整合向融合发展,这才是高校智慧校园改革的意义所在,也是管理改革创新与新一代技术应用融合发展的必然趋势。

再造设计的流程技术架构主要要素包括IT基础设施、一站式信息门户、关键核心业务应用、支撑平台、数据交汇等几大方面。一站式信息门户平台主要是根据用户的角色身份定制个性化的门户服务,提供移动信息门户服务实现随时随地访问平台;关键核心业务应用主要包括教学管理、科研管理、行政办公、学工管理,建立基于核心业务的一体化管理应用平台,提供业务咨询、申请、审批等管理功能;支撑平台主要是提供各类应用开发的集成服务,如用户的管理服务、认证服务、权限管理服务和中间过程管理服务。数据交汇是高校建立大的数据应用中心后,对数据中心的数据进行整合和治理之后进行数据的深度融合和挖掘分析,为管理和决策提供数据支撑。通过流程优化缩短各业务板块与业务单元间的流转时间,精简业务链条与节点,删除繁冗的业务流程,进而提升管理水平。[4]智慧校园技术系统建设其核心技术是实现网络基础设施环境的整合相融,网络设施环境的无缝覆盖;数据信息资源的融合,并提供数据存储、数据治理等综合服务;构建统一的校园基础支撑平台;各核心业务应用系统之间的联系、制约和融合;丰富的信息及可视化的呈现,提供个性化的校园综合平台合等多维度的深度融合,实现智慧校园的创新发展。[5]再造设计后的流程需要接受全体职工的共同的分析和评估。相关部门将各职工的反馈信息进行汇总并加以分析,整改后重新梳理和论证评估,经过多次的循环修复才能对设计流程进行定型。

3、组织实施评估流程

智慧校园流程的实施需要专业公司根据学校的需求实施系统开发,学校要做好协调和监管工作。实施和评估阶段的主要内容是新系统的研发、试运行、解决运行故障、运行切换、新机构启动等。新系统的研发一般采用采用市场已成熟和稳定的技术为主,以减少技术的运行风险,同时成本也能得到较好地控制。启动运行的初步阶段一般采取多系统并行运行,相关数据和工作全部迁移完毕才进行切换。全部转移到新流程后可能会出现问题的高发期,这时要加强组织和管理,避免造成不良影响。正式运行后的系统要把运维作为重点工作。新系统启动后,要根据系统的运行需要及时梳理好新的人事组织和岗位,以适应新的工作模式。系统正式运行后要对流程进行全方位的评估,主要评估是否实现了既定的流程再造目标,新流程性能,新系统的工作效率和绩效等。除了运行过程中进行的评估,还需要通过大数据技术的应用,收集外界的评价和反馈意见,这些反馈的结果和意见能得到较好的解决,系统流程才能不断地优化和完善。同时,还要确保系统的安全性和稳定性。

三、结束语

流程再造是一项长期的复杂的系统工程。教育的改革发展、教育信息化程度的加深、学校工作重点的转变、社会环境的变化等要素对流程再造提出了新的目标和要求。流程再造具有长期性和延续性的特征,需要根据不断变化的要素进行新一轮流程再造,实际上它是一个不断优化的过程。由于涉及的部门多,应用平台内各业务间多向融合有一定难度,流程再造不可能一蹴而就,在日常的管理工作中发现流程的漏洞或欠缺时要记录在案,不断观察和积累流程的优缺点,等到时机成熟的时候才能有针对性地设计出高水平、融合创新型的新流程。

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